私自身の話しですが、サラリーマン時代エクセルが得意だったこともあり帳票やVBA作成を頼まれる事がありました。
頼まれて困る事が、何を作ってほしいのか 頼んでいる本人もあやふやなケース
また 作成する内容が何故必要なのか、これを作成することで現場の店長や役職にメリットがある事、○□課でチェックすることでミスを防げる とそのバックグラウンドを延々と話しをされるケース
です。
頼まれて作成がスムーズにできる場合は、作成するべき完成形の帳票を渡された場合です。
例えば、カレンダーを作成するケースを例にあげます。
- 月曜日と日曜日どちらから開始するのか？
- 1月 2月・・・ January Februry・・・ どちらの表記？
- 日曜日は赤色 土曜日は青色でよいのか？
- 大安 仏滅 などの六曜はいるのか？
- 和暦表記か西暦表記又は両併記か？
- 曜日の表記は漢字か英語か？
- 英語の場合 正式か省略か？
カレンダーを作成する場合でも多くのパターンがあり判断に迷ってしまいます。
私は、依頼される場合は相手に アウトプット（帳票）を求めます。
アウトプットが明確であれば作成もスムーズにできます。
エクセル作成したフォーマットでも、手書きでも構いません。
完成後に「依頼した内容と違う」とトラブルになる事もありません。
エクセルだけでなく、システム会社などに依頼する場合でも同様です。
アウトプットが明確でない場合、発注後に「こんな機能も必要だ」「帳票を追加してくれ」「ある店舗はこれでは対応できない」など 次々に最初の打ち合わせから追加工程が発生してしまいます。
当初の予算額をオーバ、納期が大幅に遅れ、システム会社から費用の追加を相談され、自社の担当者は追加費用を会社に報告できず、システム会社をなだめて無理くり納品、店舗や各部署からは使えないの声 人が楽になるはずのシステムで有るべきなのにこの不完全なシステムを運用するために人手を割く といったパターンです。
多分に漏れずシステム導入で失敗する例です。
アウトプットが明確でないからです。
「作成してほしいシステムがなぜ必要になのか」の認識は社内・部内では当然必要です。
しかし、作成を行う側には「期日の何日前には通知を出してほしい」「期日を過ぎても登録が無い場合は、担当者にメールを送信してほしい」と具体的な指示が必要です。
作成を依頼する時は、
帳票の場合 エクセルでフォーマットを作成して渡すようにしましょう。
メール送信を行うプログラムの場合は、そのメールの例文を渡すようにしましょう。
依頼する側も考えがまとまり、作成する側もスムーズに作業を進める事ができます。